秘密分散技術で情報漏洩対策、個人情報保護 情報セキュリティの新定番『GFI電子割符®』

グローバルフレンドシップ株式会社
個人情報及び特定個人情報（対象情報）の取り扱い指針

グローバルフレンドシップ株式会社（以下、「当社」といいます。）は、当社業務の遂行に伴い個人情報及び特定個人情報（以下、対象情報）を収集、管理、利用する際には、これらの情報について、本指針に従って取り扱います。

第１ 法令遵守

当社は、事業活動に伴って収集、管理、利用する対象情報について、個人情報の保護に関する法律（以下、個人情報保護法）及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（以下、番号法）等の関連法規及び本指針を誠実に遵守し、適切に取り扱います。

第２ 当社が取り扱う情報及び準拠

1. 当社は、次の種類の情報を取得、利用します。
   1. 当社事業活動に関する個人情報
      当社事業活動を遂行するにあたり、その交渉等で必要となる相手方の個人情報を取得し利用しますので、その個人情報の管理と利用に関しては、個人情報保護法等の関連法規及び本指針等に準拠し、適正に取得するとともに、厳重に管理し、本指針等に規定する利用目的以外には、原則として利用しません。
   2. 当社の運営のため及び安全のため収集する情報
      当社業務の円滑な遂行のため、当社業務の安全、及び社員の安全のため、電話の録音記録をはじめとして、Webへのアクセス記録、電子メール、各種問い合わせに関する情報を収集、保管、利用することがあります。これらの情報は、個人情報保護法等の関連法規及び本指針等に準拠したうえで、適正に取得するとともに、厳重に管理し、本指針等に規定する利用目的以外には、原則として利用しません。
   3. その他、当社発注先個人や弊社株主等の個人情報や特定個人情報を取得し、保険や税務処理等、法令で定める利用を行います。その際、それら個人情報や特定個人情報に対して、対象となる情報の根拠となる法律と関連法規及び本指針等に準拠し、適切に取得するとともに、厳重に管理し、本指針に規定する利用目的以外には、原則として利用しません。
2. 収集した対象情報は、当社内で定めた期間保有した後、原則として順次破棄します。また、社員の採用活動において採用が決定されなかった方の履歴書等はただちに破棄するか、本人に返却し、当社はこの情報を保有しません。従業者情報は関係法令により保管が義務付けられている期間は保管し、それ以後は原則として順次破棄します。
3. 当社は、法令に定める場合（当社役員及び従業員の健康管理等）を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく要配慮個人情報を取得することはいたしません。
4. 当社は収集した対象情報を極力電子化（紙等の媒体が必要な場合を除く）し、当社秘密分散技術（ＧＦＩ電子割符（Ｒ））を適切に用いて管理し、万が一の事故にも被害を最小化する安全管理措置を実施します

第３ 個人情報及び特定個人情報の利用目的

1. 当社は、取得する個人情報を、当社の行う次の業務の範囲及び方法により利用します。
   1. 利用する業務の範囲
      弊社が業務として行っている、情報セキュリティに関する調査、研究開発と、
      その成果を用いたビジネスの範疇となります。
   1. コンピュータに関連するソフトウエア及びシステムの開発、販売
   2. コンピュータに関連するソフトウエア及びシステムのコンサルティング業務
   3. コンピュータ及び周辺機器の製造、販売
   4. 情報処理サービス業
   5. 情報提供サービス業
   6. 電気通信事業法に定める電気通信事業
   7. 前各号に付帯する一切の事業
   2. 利用する方法
      1. 当社の業務のご案内など
      2. 当社の業務内容のご報告、ご連絡、業務内容に関する情報提供など
      3. 当社株主等利害関係者へのご報告、ご連絡、業務内容に関する情報提供など
      4. 当社の提供するサービスの充実のため、及び社員教育のためなどに行うアンケート調査の実施など
      5. 当社の業務を円滑に行うため
      6. 当社の事業発展に向けた施策（資本政策や上場準備、提携等）を円滑に行うため
      7. 番号法に定める当社実務を円滑に実施するため
      8. その他、上記①から⑦に関連する業務の遂行のため
2. 前項の規定にかかわらず、次に掲げる場合には、その範囲を超えて個人情報を利用させていただく場合があります。
   1. 法令に基づく場合
   2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
   3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
   4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
3. 特定個人情報は、税務処理や従業員の保険処理等、法令等の定める目的と業務で利用します。
4. 第１項、第２項及び第３項の利用目的を変更した場合は、変更された目的を本指針において公表します。

第４ 適正利用及び最小限原則

1. 当社は、対象情報を適切に取得し、偽りその他不正の手段によって取得しません。
2. 当社が収集する個人情報は、当社の利用目的の実施のため必要かつ最小限のものに限定します。アンケートなどで収集する個人情報も、集計結果を出すために必要なものに限定します。
3. 当社が収集する特定個人情報は、法令等の定める業務の実施のため必要かつ最小限のものに限定します。

第５ 第三者提供

当社が保有する個人データは、ご本人の同意ある場合を除き、原則として第三者に提供しません。ただし、次に掲げる場合は、第三者に提供することがあります。

1. 法令に基づく場合
2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
5. 特定個人情報の第三者提供は、国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるときと、法令で定められた弊社及び弊社の委託先が行うべき業務等を実施するときに、関係法令等に従い実施します

第６ 個人情報保護管理者等

当社は、個人情報保護管理者を定め、対象情報保護の実現のための体制を整備し、管理します。

第７ 苦情相談窓口

当社の対象情報の取扱いに関する苦情、相談などは、下記窓口にご連絡下さい。

＜苦情相談窓口＞
〒151-0073 東京都渋谷区笹塚1-32-2ソネット笹塚102
グローバルフレンドシップ株式会社
管理部 個人情報保護担当
E-mail：

第８ 保有個人データの表示等

1. 当社は、以下の個人データを保有しています。
   1. 顧客及び株主等利害関係者名簿ファイル
   2. 電子メール受信・送信ファイル
   3. 連絡情報ファイル
      （ご連絡をいただいた方及び名刺交換をさせていただいた方の個人データ）
   4. 購買履歴ファイル
   5. 従業者関連ファイル（マイナンバーファイルを含む）
2. 弊社株主名簿等（マイナンバー含む）は、本指針の、弊社の他、弊社株主総会で承認された株主名簿管理事務委託先の三井住友信託銀行株式会社及び、その業務委託先のみで、弊社委託先及び再委託先の対象情報等に関する契約及び事務取扱要項等に従い管理されております。
3. 保有個人データの利用目的
   1. 顧客名簿ファイル
   2. 電子メール受信・送信ファイル
   3. 連絡情報ファイル
      （ご連絡をいただいた方及び名刺交換をさせていただいた方の個人データ）
   4. 購買履歴ファイル
   5. 従業者関連ファイルは、本指針第３ 個人情報の利用目的、記載の業務の範囲と目的に従い利用
   6. 特定個人情報ファイル
      行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する 法律第９条の定める利用範囲に限定し、同法第１９条２号等の定める公務所等への提出のため
      但し、本指針、第３ 個人情報及び特定個人情報の利用目的、（2）利用する方法
      ⑥当社の事業発展に向けた施策（資本政策、上場準備、提携、配当等）を円滑に行うためを実施する際及び、上記本条２．株主名簿管理事務委託先には、弊社開示情報資料の一部として提供される可能性があります。

第９ 保有個人データの開示請求等

当社は、所定の書面による請求がなされ、住民票の写しなどの提示によりご本人確認を行い、以下の区分に従い、開示が適切と当社が判断した場合には、保有個人データの開示等を行います。

1. 保有個人データのご本人への開示 ご本人は、当社が保有する、ご本人に関する保有個人データの開示を求めることができます。 ただし、次に掲げる場合、当社は、保有個人データの全部又は一部を開示しないことがあります。 <
   1. ご本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
   2. 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
   3. 他の法令に違反することとなる場合
2. 保有個人データの訂正等
   ご本人は、当社が保有する、ご本人に関する保有個人データの内容が真実でないと考える場合、当該保有個人データの訂正、追加又は削除（以下、「訂正等」といいます。）を求めることができます。ただし、当社が遅滞なく必要な調査を行った結果、データ内容が誤りでない場合、又は、利用目的達成のために訂正等が必要でないと当社が判断した場合は、当社は、訂正等を行わないことがあります。
3. 保有個人データの利用停止等
   当社が保有する、ご本人に関する保有個人データが、利用目的の達成に必要な範囲を超えて取り扱われた場合、偽りその他不正の手段により取得された場合、又は、ご本人の同意がないなど正当な理由なく第三者に提供された場合、ご本人は、当該保有個人データの利用停止又は消去（以下、「利用停止 等」といいます。）を求めることができます。ただし、利用停止等に多額の費用を要する場合又は利用停止等を行うことが困難な場合、利用停止等をせず、これに代わる措置をとることがあります。
4. 開示等の手続
   保有個人データの開示、訂正等、利用停止等を求めるご本人は、当社が定める書式により、下記開示等請求先までお申出下さい。その際には、ご本人であることを確認できる書類を併せご提示下さい。
5. 保有個人データの利用目的は、公開しておりますので、個別の開示請求には対応しません。

＜開示等請求先＞
〒151-0073 東京都渋谷区笹塚1-32-2ソネット笹塚102
グローバルフレンドシップ株式会社
管理部 個人情報保護担当
E-mail：

＜開示等にかかる手続き＞
ご提出いただく書類の一覧

1. 保有個人データ開示等請求書
   （事前に上記開示等請求先にお問合せいただき当社所定の用紙をご利用ください）
   必要的記載事項
   1. ご本人のご氏名及びご氏名と一致する印鑑による押印
   2. ご本人の住所
   3. ご本人確認書類の区分
   4. 請求事項
   5. 請求理由
      開示請求の場合は、開示を求めるご本人の情報及び当社への提供時期等の特定（可能な範囲で結構です） 。訂正等請求の場合は、訂正にかかる正しい情報。利用停止等請求の場合は、その理由。
   6. 代理人の氏名および代理人の氏名と一致する印鑑による押印
   7. 代理人の住所
   
   なお、上記⑥、⑦については、ご本人による請求の場合は不要です。
   
   
2. ご本人確認書類（ご本人の住民票の写し（原本）、運転免許証の写し、旅券の写し又は健康保険被保険者証の写し）
3. 返信用封筒（送付先住所として住民票等ご本人確認書類上に記載されている住所）（4） 代理人による請求の場合には、代理権を証する書面（法定代理人の場合には戸籍謄本など、任意代理人の場合には委任状）

＜開示にかかる費用＞
開示等請求の手続の費用として、1 件当たり 1,000 円をお支払ください。支払方法は郵便切手による納付としてください。

第10 行動指針

当社は、次のとおり行動指針を立て、これを実践します。

1. 内部規程の整備
   当社は、対象情報の収集及び管理に必要な内部ルールを確立し、これを実施します。
2. 安全管理措置の実施
   当社は、利用目的の達成に必要な範囲で対象情報を、正確かつ最新の状態に保つことに努めます。また、対象情報につき、紙媒体不正アクセス、紛失、改ざん及び漏えいなどに対し、対象情報を極力電子化し、当社秘密分散技術（ＧＦＩ電子割符（Ｒ））を適切に用いた予防対策（紙等の媒体が必要な場合には、関係ガイドライン等記載の紙媒体等の場合の安全管理措置参考例を実施）と、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
3. 従業者の適切な監督の実施
   当社は、従業者（役員、会社員、契約社員、派遣社員等、当社において当社の業務に従事するすべての者のことをいい、雇用契約の有無は問いません。）に対象情報を取り扱わせるに当たっては、当該対象情報の安全管理が図られるよう、当該従業者に対する必要かつ適切な監督を行うものとします。また、すべての従業者に対し、個人情報及び特定個人情報の保護を徹底させるために、定期的に教育・指導を行います。
4. 業務委託の適切な監督の実施 当社は、事件処理のため、各種登記手続、調査などの業務を外部の事業者 に委託することがあります。対象情報の取扱いについて外部の事業者に委託する場合には、受託事業者を適正に選任し、適切な委託契約を締結し、受託者を適切に指導及び監督します。

第11 継続的改善

当社は、上記の各条項を実践するために、継続的に検討を加え、見直し及び改善を図ってまいります。

第12 施行

2006年02月01日施行
2017年06月10日（対象法令改正に伴う情報管理用社内システム一部修正中の為暫定改訂）2017年07月09日（同上再改訂）




グローバルフレンドシップ株式会社
代表取締役社長　保倉　豊